Co może, a czego nie może księgowy? Zakres obowiązków i odpowiedzialność biura rachunkowego w Polsce
Symmetris.pl | Biuro rachunkowe Warszawa – księgowość w całej Polsce
Wielu przedsiębiorców zakłada, że księgowy „załatwi wszystko”: faktury, podatki, ZUS, a w razie potrzeby także spór z urzędem skarbowym.
Polskie przepisy dość precyzyjnie określają jednak, co może księgowy, a co jest zastrzeżone dla doradcy podatkowego, biegłego rewidenta lub prawnika. W tym artykule wyjaśniamy, gdzie przebiegają te granice i kto odpowiada za błędy w księgowości.
Podpowiadamy też, jak sprawdzić, czy biuro rachunkowe działa legalnie.
Podpowiadamy też, jak sprawdzić, czy biuro rachunkowe działa legalnie.
Kim jest księgowy w Polsce – podstawy prawne
Od 2014 roku zawód księgowego jest zderegulowany. Do prowadzenia biura rachunkowego nie jest już potrzebny certyfikat Ministra Finansów. Nie oznacza to jednak dowolności. Zgodnie z art. 76a ustawy o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg wymaga spełnienia kilku warunków.
Po pierwsze, osoby prowadzące księgi muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Nie mogą też być prawomocnie skazane m.in. za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu, mieniu i obrotowi pieniędzmi ani za przestępstwa skarbowe.
Po drugie, biuro rachunkowe ma obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC). Polisa chroni klienta, jeśli błąd biura spowoduje szkodę.
Po trzecie, biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). Muszą więc identyfikować klientów i beneficjentów rzeczywistych oraz monitorować transakcje.
Po pierwsze, osoby prowadzące księgi muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Nie mogą też być prawomocnie skazane m.in. za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu, mieniu i obrotowi pieniędzmi ani za przestępstwa skarbowe.
Po drugie, biuro rachunkowe ma obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC). Polisa chroni klienta, jeśli błąd biura spowoduje szkodę.
Po trzecie, biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). Muszą więc identyfikować klientów i beneficjentów rzeczywistych oraz monitorować transakcje.
Co może księgowy – zakres uprawnień i obowiązków
Ustawa o doradztwie podatkowym pozwala podmiotom prowadzącym usługowo księgi rachunkowe na dwie rzeczy. Mogą prowadzić księgi i ewidencje podatkowe w imieniu klientów oraz sporządzać ich deklaracje. Mogą też udzielać pomocy w tym zakresie. W praktyce obejmuje to szeroki wachlarz usług.
Prowadzenie ksiąg i ewidencji
Księgowy prowadzi ewidencję przychodów przy ryczałcie i podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) przy skali lub podatku liniowym. W spółkach z o.o. prowadzi pełną księgowość, czyli księgi rachunkowe. Do tego dochodzą rejestry VAT, ewidencja środków trwałych, rozliczenia z kontrahentami i kontrola kompletności dokumentów.
Deklaracje podatkowe i ZUS
Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła deklaracje oraz pliki JPK_VAT, zeznania PIT i CIT, informacje PIT-11 i PIT-4R, a także deklaracje ZUS DRA. Obejmuje to również rozliczenie kryptowalut w PIT-38. Aby księgowy mógł podpisywać i wysyłać dokumenty w imieniu klienta, potrzebne są pełnomocnictwa. Wobec urzędu skarbowego jest to przede wszystkim pełnomocnictwo UPL-1, a w ZUS pełnomocnictwo na formularzu ZUS-PEL.
Kadry i płace
Księgowy może sporządzać listy płac i rozliczać umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne. Zgłasza pracowników do ZUS, wylicza składki i zaliczki na podatek, a na koniec roku przygotowuje informacje roczne. Jeśli przewiduje to umowa, może także prowadzić dokumentację pracowniczą.
Obsługa KSeF
Wraz z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur rola księgowego rośnie. Po nadaniu mu odpowiednich uprawnień w KSeF może on pobierać faktury zakupowe klienta. Jeśli klient na to pozwoli, może też wystawiać faktury sprzedażowe w jego imieniu.
Kontakt z urzędem skarbowym i ZUS
Na podstawie pełnomocnictw księgowy składa deklaracje i ich korekty. Przygotowuje też odpowiedzi na wezwania dotyczące prowadzonych przez siebie rozliczeń i przekazuje urzędom wymagane dokumenty. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że większość bieżącej korespondencji z US i ZUS może przejąć biuro.
Sprawozdanie finansowe
W spółkach z o.o. księgowy sporządza roczne sprawozdanie finansowe. Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki (np. członkowie zarządu). Księgowy przygotowuje też dokumenty potrzebne do złożenia sprawozdania w KRS i urzędzie skarbowym.
Bieżące wsparcie w rozliczeniach
Dobry księgowy nie tylko księguje dokumenty, ale też pilnuje terminów. Wyjaśnia, jak dana operacja wpłynie na rozliczenia, sygnalizuje ryzyka i informuje o zmianach przepisów. Może też przygotować symulację obciążeń podatkowych i składek ZUS przy różnych formach opodatkowania. Ostateczną decyzję zawsze podejmuje przedsiębiorca.
Prowadzenie ksiąg i ewidencji
Księgowy prowadzi ewidencję przychodów przy ryczałcie i podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) przy skali lub podatku liniowym. W spółkach z o.o. prowadzi pełną księgowość, czyli księgi rachunkowe. Do tego dochodzą rejestry VAT, ewidencja środków trwałych, rozliczenia z kontrahentami i kontrola kompletności dokumentów.
Deklaracje podatkowe i ZUS
Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła deklaracje oraz pliki JPK_VAT, zeznania PIT i CIT, informacje PIT-11 i PIT-4R, a także deklaracje ZUS DRA. Obejmuje to również rozliczenie kryptowalut w PIT-38. Aby księgowy mógł podpisywać i wysyłać dokumenty w imieniu klienta, potrzebne są pełnomocnictwa. Wobec urzędu skarbowego jest to przede wszystkim pełnomocnictwo UPL-1, a w ZUS pełnomocnictwo na formularzu ZUS-PEL.
Kadry i płace
Księgowy może sporządzać listy płac i rozliczać umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne. Zgłasza pracowników do ZUS, wylicza składki i zaliczki na podatek, a na koniec roku przygotowuje informacje roczne. Jeśli przewiduje to umowa, może także prowadzić dokumentację pracowniczą.
Obsługa KSeF
Wraz z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur rola księgowego rośnie. Po nadaniu mu odpowiednich uprawnień w KSeF może on pobierać faktury zakupowe klienta. Jeśli klient na to pozwoli, może też wystawiać faktury sprzedażowe w jego imieniu.
Kontakt z urzędem skarbowym i ZUS
Na podstawie pełnomocnictw księgowy składa deklaracje i ich korekty. Przygotowuje też odpowiedzi na wezwania dotyczące prowadzonych przez siebie rozliczeń i przekazuje urzędom wymagane dokumenty. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że większość bieżącej korespondencji z US i ZUS może przejąć biuro.
Sprawozdanie finansowe
W spółkach z o.o. księgowy sporządza roczne sprawozdanie finansowe. Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki (np. członkowie zarządu). Księgowy przygotowuje też dokumenty potrzebne do złożenia sprawozdania w KRS i urzędzie skarbowym.
Bieżące wsparcie w rozliczeniach
Dobry księgowy nie tylko księguje dokumenty, ale też pilnuje terminów. Wyjaśnia, jak dana operacja wpłynie na rozliczenia, sygnalizuje ryzyka i informuje o zmianach przepisów. Może też przygotować symulację obciążeń podatkowych i składek ZUS przy różnych formach opodatkowania. Ostateczną decyzję zawsze podejmuje przedsiębiorca.
Zajmiemy się Twoją księgowością
- Przejmiemy kontrolę nad raportowaniem,
- Ustrukturyzujemy procesy finansowe,
- Zaproponujemy strategie wspierające wzrost Twoich zysków.
Czego księgowy nie może robić
Granice uprawnień księgowego wynikają z ustaw o doradztwie podatkowym i o rachunkowości, z Kodeksu karnego skarbowego oraz z przepisów AML.
Udzielać porad i opinii podatkowych w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym
Udzielanie porad, opinii i wyjaśnień podatkowych jest zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów. Księgowy wyjaśni, jak zaksięguje fakturę i jak wpłynie ona na deklarację, bo to pomoc przy prowadzonych rozliczeniach. Pisemna opinia podatkowa, strategia optymalizacji, analiza skutków restrukturyzacji czy wniosek o interpretację indywidualną to już zadania doradcy podatkowego.
Zawodowo reprezentować klienta w postępowaniu podatkowym i przed sądem
Profesjonalna reprezentacja w postępowaniu podatkowym lub kontroli celno-skarbowej to czynność doradztwa podatkowego. Przed wojewódzkimi sądami administracyjnymi i NSA pełnomocnikiem w sprawach podatkowych może być doradca podatkowy, adwokat lub radca prawny, ale nie księgowy. Księgowy może natomiast przygotować dokumenty i wyjaśnienia dotyczące ksiąg, które prowadzi.
Badać sprawozdań finansowych
Badanie sprawozdania finansowego może przeprowadzić wyłącznie biegły rewident. Obowiązek badania dotyczy spółek, które przekraczają progi z art. 64 ustawy o rachunkowości. Księgowy sprawozdanie sporządza, ale go nie bada.
Podejmować decyzji i podpisywać dokumentów za przedsiębiorcęBez pełnomocnictwa księgowy nie podpisze deklaracji ani nie złoży wniosku w imieniu klienta. Nie zawiera umów, nie zatwierdza sprawozdania finansowego (w spółce robi to zgromadzenie wspólników) i nie decyduje o wydatkach firmy. Przelewy z rachunku klienta może zlecać tylko wtedy, gdy wyraźnie przewiduje to umowa i odpowiednie upoważnienie w banku.
Księgować dokumentów niezgodnych z rzeczywistością
Księgowy nie może księgować tzw. pustych faktur ani antydatować dokumentów. Nie może też ukrywać przychodów ani zawyżać kosztów. Prowadzenie nierzetelnych ksiąg i posługiwanie się nierzetelnymi fakturami grozi odpowiedzialnością karną skarbową, a w poważniejszych przypadkach także karną. Księgowy ma prawo, a wręcz obowiązek, odmówić zaksięgowania dokumentu, który budzi uzasadnione wątpliwości.
Pomijać obowiązków AML
Biuro rachunkowe nie może obsługiwać klienta bez jego identyfikacji i weryfikacji. Jeśli biuro poprosi o dokument tożsamości lub informacje o beneficjencie rzeczywistym spółki, nie jest to nadgorliwość, tylko wymóg ustawowy. O transakcjach budzących podejrzenia biuro musi zawiadomić Generalnego Inspektora Informacji Finansowej i nie może o tym uprzedzać klienta.
Zajmować się sprawami spoza rachunkowości
Legalizacja pobytu, spory z kontrahentami, sprawy sądowe z zakresu prawa pracy czy przygotowanie umów handlowych nie należą do zakresu usług księgowych. Księgowy może przygotować dokumenty finansowe potrzebne np. do wniosku o kartę pobytu, takie jak zestawienie przychodów czy potwierdzenie rozliczeń z US i ZUS. Samą sprawą powinien jednak zająć się prawnik lub wyspecjalizowany doradca.
Udzielać porad i opinii podatkowych w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym
Udzielanie porad, opinii i wyjaśnień podatkowych jest zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów. Księgowy wyjaśni, jak zaksięguje fakturę i jak wpłynie ona na deklarację, bo to pomoc przy prowadzonych rozliczeniach. Pisemna opinia podatkowa, strategia optymalizacji, analiza skutków restrukturyzacji czy wniosek o interpretację indywidualną to już zadania doradcy podatkowego.
Zawodowo reprezentować klienta w postępowaniu podatkowym i przed sądem
Profesjonalna reprezentacja w postępowaniu podatkowym lub kontroli celno-skarbowej to czynność doradztwa podatkowego. Przed wojewódzkimi sądami administracyjnymi i NSA pełnomocnikiem w sprawach podatkowych może być doradca podatkowy, adwokat lub radca prawny, ale nie księgowy. Księgowy może natomiast przygotować dokumenty i wyjaśnienia dotyczące ksiąg, które prowadzi.
Badać sprawozdań finansowych
Badanie sprawozdania finansowego może przeprowadzić wyłącznie biegły rewident. Obowiązek badania dotyczy spółek, które przekraczają progi z art. 64 ustawy o rachunkowości. Księgowy sprawozdanie sporządza, ale go nie bada.
Podejmować decyzji i podpisywać dokumentów za przedsiębiorcęBez pełnomocnictwa księgowy nie podpisze deklaracji ani nie złoży wniosku w imieniu klienta. Nie zawiera umów, nie zatwierdza sprawozdania finansowego (w spółce robi to zgromadzenie wspólników) i nie decyduje o wydatkach firmy. Przelewy z rachunku klienta może zlecać tylko wtedy, gdy wyraźnie przewiduje to umowa i odpowiednie upoważnienie w banku.
Księgować dokumentów niezgodnych z rzeczywistością
Księgowy nie może księgować tzw. pustych faktur ani antydatować dokumentów. Nie może też ukrywać przychodów ani zawyżać kosztów. Prowadzenie nierzetelnych ksiąg i posługiwanie się nierzetelnymi fakturami grozi odpowiedzialnością karną skarbową, a w poważniejszych przypadkach także karną. Księgowy ma prawo, a wręcz obowiązek, odmówić zaksięgowania dokumentu, który budzi uzasadnione wątpliwości.
Pomijać obowiązków AML
Biuro rachunkowe nie może obsługiwać klienta bez jego identyfikacji i weryfikacji. Jeśli biuro poprosi o dokument tożsamości lub informacje o beneficjencie rzeczywistym spółki, nie jest to nadgorliwość, tylko wymóg ustawowy. O transakcjach budzących podejrzenia biuro musi zawiadomić Generalnego Inspektora Informacji Finansowej i nie może o tym uprzedzać klienta.
Zajmować się sprawami spoza rachunkowości
Legalizacja pobytu, spory z kontrahentami, sprawy sądowe z zakresu prawa pracy czy przygotowanie umów handlowych nie należą do zakresu usług księgowych. Księgowy może przygotować dokumenty finansowe potrzebne np. do wniosku o kartę pobytu, takie jak zestawienie przychodów czy potwierdzenie rozliczeń z US i ZUS. Samą sprawą powinien jednak zająć się prawnik lub wyspecjalizowany doradca.
Księgowy, doradca podatkowy, biegły rewident, prawnik – porównanie
Kto odpowiada za błędy w księgowości?
To jedno z najczęstszych pytań przedsiębiorców. Odpowiedź ma kilka warstw.
Wobec urzędu odpowiada przedsiębiorca. W spółce z o.o. art. 4a ustawy o rachunkowości przypisuje odpowiedzialność za rachunkowość kierownikowi jednostki, czyli zarządowi. Dotyczy to także sytuacji, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe. Biuro może przyjąć odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg, ale zarząd nadal odpowiada za nadzór. W JDG podatnikiem jest sam przedsiębiorca, więc to on zapłaci ewentualną zaległość podatkową z odsetkami.
Wobec klienta odpowiada biuro. Jeśli szkoda wynika z błędu biura, np. spóźnionej deklaracji lub źle zaksięgowanego dokumentu, klient może dochodzić odszkodowania na podstawie umowy. Właśnie do tego służy obowiązkowa polisa OC.
Odpowiedzialność karna skarbowa. Zgodnie z art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa i wykroczenia skarbowe odpowiada także osoba, która na podstawie umowy zajmuje się sprawami finansowymi podatnika. Jeśli więc błąd wynika z działania księgowego, odpowiedzialność karnoskarbowa może dotyczyć właśnie jego.
Dlatego tak ważna jest pisemna umowa z biurem rachunkowym. Powinna precyzyjnie określać zakres usług, terminy przekazywania dokumentów i zasady odpowiedzialności.
Wobec urzędu odpowiada przedsiębiorca. W spółce z o.o. art. 4a ustawy o rachunkowości przypisuje odpowiedzialność za rachunkowość kierownikowi jednostki, czyli zarządowi. Dotyczy to także sytuacji, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe. Biuro może przyjąć odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg, ale zarząd nadal odpowiada za nadzór. W JDG podatnikiem jest sam przedsiębiorca, więc to on zapłaci ewentualną zaległość podatkową z odsetkami.
Wobec klienta odpowiada biuro. Jeśli szkoda wynika z błędu biura, np. spóźnionej deklaracji lub źle zaksięgowanego dokumentu, klient może dochodzić odszkodowania na podstawie umowy. Właśnie do tego służy obowiązkowa polisa OC.
Odpowiedzialność karna skarbowa. Zgodnie z art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa i wykroczenia skarbowe odpowiada także osoba, która na podstawie umowy zajmuje się sprawami finansowymi podatnika. Jeśli więc błąd wynika z działania księgowego, odpowiedzialność karnoskarbowa może dotyczyć właśnie jego.
Dlatego tak ważna jest pisemna umowa z biurem rachunkowym. Powinna precyzyjnie określać zakres usług, terminy przekazywania dokumentów i zasady odpowiedzialności.
Obowiązki przedsiębiorcy wobec księgowego
Współpraca działa w obie strony. Nawet najlepszy księgowy nie rozliczy poprawnie dokumentów, których nie otrzymał. Przedsiębiorca powinien:
- przekazywać dokumenty w terminie ustalonym w umowie, zwykle do kilku dni po zakończeniu miesiąca;
- informować o zmianach, takich jak nowy rodzaj działalności, zatrudnienie pracownika, zakup samochodu, transakcje zagraniczne czy operacje na kryptowalutach;
- udzielić niezbędnych pełnomocnictw (UPL-1, ZUS-PEL, uprawnienia w KSeF);
- terminowo płacić podatki i składki na podstawie informacji od księgowego;
- przechowywać dokumentację przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Jak sprawdzić, czy biuro rachunkowe działa legalnie – checklista
Przed podpisaniem umowy warto zadać biuru kilka pytań:
- Czy ma aktualną polisę OC? Rzetelne biuro bez problemu pokaże jej potwierdzenie.
- Czy proponuje pisemną umowę z jasnym zakresem usług i zasadami odpowiedzialności?
- Czy stosuje procedury AML i KYC? Prośba o dokumenty tożsamości to dobry znak.
- Jak chroni dane klientów zgodnie z RODO i czy zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych?
- Czy jasno komunikuje, co wykracza poza jego zakres, i potrafi wskazać, kiedy potrzebny jest doradca podatkowy lub prawnik?
Jak pracujemy w Symmetris
W Symmetris prowadzimy księgowość jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek z o.o. w Warszawie i online w całej Polsce. Obsługujemy VAT, VAT UE i VAT OSS, kadry i płace, KSeF oraz rozliczenia kryptowalut. Klientów obsługujemy po polsku, angielsku, rosyjsku i ukraińsku.
Działamy przejrzyście: jasno mówimy, co należy do naszych obowiązków, a kiedy sprawa wymaga doradcy podatkowego lub prawnika. Chronimy dane klientów i przestrzegamy procedur AML i KYC, bo za każdą liczbą stoi reputacja prawdziwego biznesu.
Chcą Państwo sprawdzić, jak możemy odciążyć Państwa firmę? Umów bezpłatną konsultację
Działamy przejrzyście: jasno mówimy, co należy do naszych obowiązków, a kiedy sprawa wymaga doradcy podatkowego lub prawnika. Chronimy dane klientów i przestrzegamy procedur AML i KYC, bo za każdą liczbą stoi reputacja prawdziwego biznesu.
Chcą Państwo sprawdzić, jak możemy odciążyć Państwa firmę? Umów bezpłatną konsultację
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Wymaga to jednak pełnomocnictwa: UPL-1 dla deklaracji podatkowych i pełnomocnictwa ZUS-PEL dla dokumentów w ZUS.
Wobec urzędu skarbowego odpowiada podatnik, a w spółce także zarząd. Jeśli błąd wynika z winy biura, klient może dochodzić odszkodowania na podstawie umowy i polisy OC biura. Księgowy może też ponosić odpowiedzialność karną skarbową.
Księgowy może przygotować symulację obciążeń przy ryczałcie, skali i podatku liniowym. Decyzję podejmuje przedsiębiorca. W złożonych sytuacjach, np. przy restrukturyzacji lub transakcjach międzynarodowych, warto skonsultować się z doradcą podatkowym.
Nie. Od 2014 r. nie jest wymagany certyfikat Ministra Finansów. Obowiązują jednak wymóg niekaralności, obowiązkowe ubezpieczenie OC i przepisy AML.
Księgowy może przygotować dokumenty i wyjaśnienia dotyczące prowadzonych ksiąg. Zawodowa reprezentacja w postępowaniu podatkowym i przed sądami administracyjnymi to zadanie doradcy podatkowego, adwokata lub radcy prawnego.
Tak. Jeśli dokument budzi uzasadnione wątpliwości co do rzetelności, księgowy powinien go wyjaśnić z klientem, a w razie potrzeby odmówić zaksięgowania.
Biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy AML. Muszą zidentyfikować klienta, a w przypadku spółki także jej beneficjenta rzeczywistego.
Symmetris — usługi księgowe w Polsce
Pomożemy Ci podjąć właściwą decyzję i zajmiemy się wszystkimi formalnościami
Godziny pracy: od poniedziałku do piątku, 9:30 – 17:30
Umów się na konsultację lub skontaktuj się z nami w dowolny wygodny sposób👇
Umów się na konsultację lub skontaktuj się z nami w dowolny wygodny sposób👇
This article is for informational purposes only and does not constitute tax or legal advice. Tax regulations change regularly — we recommend consulting a qualified professional before making any decisions.
Other articles
Symmetris
