Что может бухгалтер в Польше, а что нет: обязанности, границы полномочий и ответственность

С 2014 года профессия бухгалтера в Польше дерегулирована. Для открытия бухгалтерского бюро (biuro rachunkowe) больше не нужен сертификат Министерства финансов. Но это не значит, что правил нет. Согласно ст. 76a Закона о бухгалтерском учёте (ustawa o rachunkowości), услуги по ведению бухгалтерии должны отвечать нескольким требованиям.

Во-первых, лица, ведущие учёт, должны обладать полной дееспособностью. Кроме того, у них не должно быть вступившего в силу приговора, в частности за преступления против достоверности документов, хозяйственного оборота, имущества и денежного обращения, а также за налоговые преступления.

Во-вторых, бухгалтерское бюро обязано иметь страхование гражданской ответственности (OC). Полис защищает клиента, если ошибка бюро привела к финансовым потерям.

В-третьих, бухгалтерские бюро относятся к «обязанным учреждениям» по польскому закону о противодействии отмыванию денег (AML). Они должны идентифицировать клиентов и конечных бенефициаров, а также отслеживать операции.

Закон о налоговом консультировании (ustawa o doradztwie podatkowym) разрешает бухгалтерским бюро две вещи. Они могут вести бухгалтерские книги и налоговые реестры от имени клиентов и готовить их декларации. Кроме того, они могут помогать клиентам в этих вопросах. На практике это широкий спектр услуг.

Ведение бухгалтерии и налогового учёта
Для предпринимателей на ryczałt (упрощённый налог с выручки) бухгалтер ведёт реестр доходов. Для тех, кто платит налог по прогрессивной шкале или линейный налог, он ведёт книгу доходов и расходов (KPiR). Для обществ с ограниченной ответственностью (Sp. z o.o.) ведётся полная бухгалтерия (pełna księgowość). Сюда же относятся реестры НДС (VAT), учёт основных средств, расчёты с контрагентами и контроль полноты документов.

Налоговые декларации и ZUS
Бухгалтерское бюро готовит и отправляет декларации и файлы JPK_VAT, декларации PIT и CIT, годовые формы PIT-11 и PIT-4R для работодателей, а также ежемесячные декларации ZUS DRA в Управление социального страхования. Сюда входит и отчётность по доходам от криптовалют в декларации PIT-38. Чтобы подписывать и отправлять документы от имени клиента, бухгалтеру нужна доверенность. Для налоговой (Urząd Skarbowy) это прежде всего доверенность UPL-1, для ZUS — доверенность по форме ZUS-PEL.

Кадры и зарплата
Бухгалтер может рассчитывать зарплату и вести расчёты по трудовым и гражданско-правовым договорам (umowa zlecenia, umowa o dzieło). Он регистрирует сотрудников в ZUS, рассчитывает взносы и авансовые платежи по налогу, готовит годовые формы для работников. Если это предусмотрено договором, он может вести и кадровую документацию.

KSeF: национальная система электронных счетов-фактур
С введением обязательного электронного выставления счетов через KSeF (Krajowy System e-Faktur) роль бухгалтера растёт. Когда клиент предоставляет ему права доступа в KSeF, бухгалтер может скачивать входящие счета клиента. С согласия клиента он может также выставлять исходящие счета от его имени.

Взаимодействие с налоговой и ZUS
По доверенности бухгалтер подаёт декларации и корректировки. Он также готовит ответы на официальные запросы по тем расчётам, которые ведёт, и передаёт органам необходимые документы. Для предпринимателя это значит, что большую часть текущей переписки с налоговой и ZUS может взять на себя бюро.

Годовая финансовая отчётность
Для Sp. z o.o. бухгалтер готовит годовую финансовую отчётность. Согласно ст. 52 Закона о бухгалтерском учёте, её подписывают лицо, которому поручено ведение бухгалтерии, и руководитель организации (например, члены правления). Бухгалтер также готовит документы для подачи отчётности в Национальный судебный реестр (KRS) и налоговую.

Текущая поддержка по расчётам
Хороший бухгалтер не просто проводит документы. Он следит за сроками и объясняет, как та или иная операция повлияет на ваши расчёты. Также он предупреждает о рисках и сообщает об изменениях в законодательстве. Он может подготовить расчёт налоговой нагрузки и взносов ZUS при разных формах налогообложения. Но окончательное решение всегда принимает предприниматель.

Границы полномочий бухгалтера определяют Закон о налоговом консультировании, Закон о бухгалтерском учёте, Уголовно-налоговый кодекс (Kodeks karny skarbowy, KKS) и нормы AML.

Давать налоговые консультации и заключения
По польскому закону профессиональные налоговые консультации, заключения и разъяснения могут давать только лицензированные налоговые консультанты (doradca podatkowy), адвокаты (adwokat), юрисконсульты (radca prawny) и аудиторы (biegły rewident). Бухгалтер объяснит, как он проведёт счёт и как это отразится на декларации, потому что это помощь в расчётах, которые он ведёт. А вот письменное налоговое заключение, стратегия налоговой оптимизации, анализ последствий реструктуризации или запрос на индивидуальное налоговое разъяснение (interpretacja indywidualna) — это уже задачи налогового консультанта.

Профессионально представлять вас в налоговом производстве и в суде
Профессиональное представительство в налоговом производстве или во время таможенно-налоговой проверки относится к налоговому консультированию. В воеводских административных судах (WSA) и Высшем административном суде (NSA) представителем по налоговым делам может быть налоговый консультант, адвокат или юрисконсульт, но не бухгалтер. При этом бухгалтер может подготовить документы и пояснения по бухгалтерии, которую он ведёт.

Проводить аудит финансовой отчётности
Аудит финансовой отчётности может проводить только аудитор (biegły rewident). Обязательный аудит касается компаний, которые превышают пороги, указанные в ст. 64 Закона о бухгалтерском учёте. Бухгалтер готовит отчётность, но не проверяет её.

Принимать решения и подписывать документы без полномочий
Без доверенности бухгалтер не может подписать декларацию или подать заявление от вашего имени. Он не заключает договоры, не утверждает финансовую отчётность (в компании это делает собрание участников) и не решает, на что тратить деньги фирмы. Проводить платежи с вашего счёта он может только в том случае, если это прямо предусмотрено договором и банк предоставил соответствующие права.

Проводить фиктивные документы или менять даты
Бухгалтер не может проводить фиктивные счета-фактуры или задним числом менять даты документов. Он также не может помогать скрывать доходы или завышать расходы. Недостоверный учёт и использование фиктивных счетов грозят ответственностью по Уголовно-налоговому кодексу, а в серьёзных случаях и по Уголовному кодексу. Бухгалтер вправе и даже обязан отказаться проводить документ, который вызывает обоснованные сомнения.

Игнорировать требования AML
Бухгалтерское бюро не может обслуживать клиента, не идентифицировав и не проверив его. Если бухгалтер просит паспорт или данные о конечном бенефициаре компании, это не излишняя осторожность, а требование закона. О подозрительных операциях бюро обязано сообщать Генеральному инспектору финансовой информации (GIIF) и не имеет права предупреждать об этом клиента.

Заниматься вопросами за пределами бухгалтерии
Легализация пребывания, споры с контрагентами, трудовые споры в суде и составление коммерческих договоров не входят в бухгалтерские услуги. Бухгалтер может подготовить финансовые документы, которые понадобятся, например, для заявления на карту побыту (karta pobytu). Это может быть сводка доходов или подтверждение отсутствия задолженности перед налоговой и ZUS. Само дело при этом должен вести юрист или другой профильный специалист.

Это один из самых частых вопросов предпринимателей, и ответ на него состоит из нескольких уровней.

Перед налоговыми органами отвечает предприниматель. В Sp. z o.o. ст. 4a Закона о бухгалтерском учёте возлагает ответственность за учёт на руководителя организации, то есть на правление. Это действует и тогда, когда бухгалтерию ведёт внешнее бюро. Бюро может официально принять на себя ответственность за ведение учёта, но правление по-прежнему отвечает за надзор. В JDG (польский аналог ИП) налогоплательщиком является сам предприниматель, поэтому именно он заплатит возможную недоимку с процентами.

Перед клиентом отвечает бюро. Если убытки возникли по вине бюро, например из-за просроченной декларации или неправильно проведённого документа, клиент может потребовать компенсацию на основании договора. Именно для этого и существует обязательное страхование ответственности.

Уголовно-налоговая ответственность. Согласно ст. 9 § 3 Уголовно-налогового кодекса, за налоговые правонарушения может отвечать и лицо, которое по договору ведёт финансовые дела налогоплательщика. Если ошибка возникла по вине бухгалтера, уголовно-налоговая ответственность может лечь на него.
Поэтому так важен письменный договор с бухгалтерским бюро. В нём должны быть чётко прописаны объём услуг, сроки передачи документов и правила ответственности.

Сотрудничество работает в обе стороны. Даже лучший бухгалтер не сможет правильно отразить документы, которых он не получил. Предпринимателю следует:

• передавать документы в срок, установленный договором, обычно в течение нескольких дней после окончания месяца;
• сообщать об изменениях: новом виде деятельности, найме сотрудника, покупке автомобиля, зарубежных операциях, операциях с криптовалютой;
• оформить необходимые доверенности и права доступа (UPL-1, ZUS-PEL, KSeF);
• вовремя платить налоги и взносы ZUS по суммам, которые сообщает бухгалтер;
• хранить документы в течение срока, установленного законом, как правило 5 лет с конца года, в котором истёк срок уплаты налога.

Перед подписанием договора задайте бюро несколько вопросов:

1. Есть ли у него действующий полис страхования ответственности? Надёжное бюро без проблем покажет подтверждение.
2. Предлагает ли оно письменный договор с понятным объёмом услуг и правилами ответственности?
3. Соблюдает ли оно процедуры AML и KYC? Просьба предоставить документы, удостоверяющие личность, — хороший знак.
4. Как оно защищает данные клиентов по GDPR (RODO) и заключает ли договор о поручении обработки данных?
5. Чётко ли оно объясняет, что выходит за рамки его услуг, и подсказывает ли, когда нужен налоговый консультант или юрист?

Symmetris ведёт бухгалтерию индивидуальных предпринимателей (JDG) и обществ с ограниченной ответственностью (Sp. z o.o.) в Варшаве и онлайн по всей Польше. Мы занимаемся VAT, VAT UE и VAT OSS, кадрами и зарплатой, KSeF, а также отчётностью по криптовалютам. Работаем с клиентами на русском, украинском, польском и английском языках.

Мы работаем прозрачно: честно говорим, что входит в наши обязанности, а когда вашему вопросу нужен налоговый консультант или юрист. Мы защищаем данные клиентов и соблюдаем процедуры AML и KYC, потому что за каждой цифрой стоит репутация реального бизнеса.

Хотите узнать, как мы можем снять с вас заботы о бухгалтерии? Записаться на бесплатную консультацию